【全宗內檔案分類】

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【全宗內檔案分類】

 

【辭書名稱】圖書館學與資訊科學大辭典

 

全宗內檔案分類是對館藏檔案實體的分類，即按照檔案文件的內容和形式上的特徵，將一個全宗內檔案進行分門別類的畫分，從而構成系統化的文件綜合體。

 

包括分類方法的選擇、分類方案的編製和檔案文件的歸類，其中分類方法的選擇往往決定分類的質量。

 

全宗內檔案分類方法一般可分為4種類型：（一）按文件形成時間分類，又可分為兩種具體方法：(1)年度分類法，即按文件的形成年度分類；

 

(2)時期分類法，即把文件按立檔單位的不同歷史時期（或階段）分類，然後再按年度分類。

 

（二）按文件來源分類，又可分為3種具體方法：(1)組織機構分類法，即按立檔單位內部組織構分類；

 

(2)作者分類法，即按文件的作者（機關或個人）分類；

 

(3)通訊者分類法，即按與立檔單位有通訊聯繫的機關或個人分類：收文按作者分類，發文存本和原稿按收文者分類。

 

（三）按文件內容分類，主要有兩種方法：(1)問題分類法，即以檔案內容所反映的主要問題（事由）分類；

 

(2)地域分類法，即按檔案文件所涉及的地區分類。

 

（四）按文件的形式分類，主要有兩種方法：(1)文件種類（名稱，分類法，如按帳冊、憑證、報表等分類；

 

(2)文件載體分類法，如按影片、照片、音像磁帶等分類。

 

在全宗內檔案分類實踐中，較少單獨採用某一種分類方法，更多的是將其中的兩種方法結合使用，特別是由年度同組織機構或問題相結合，構成幾種複式分類方法：(1)年度－－組織機構分類法，即首先把全宗內檔案按年度分類，然後在每個年度下再按組織機構畫分類別。

 

這種方法適宜現行機關檔案的分類或立檔單位內部機構經常變化但並不複雜的全宗內檔案的分類。

 

(2)組織機構－－年度分類法，即首先將全宗內檔案按立檔單位內部組織機構區分，然後在每個組織機構下再按年度畫分。

 

這種方法適用於立檔單位內部組織機構長期穩定或變動不大的全宗內檔案的分類，一般多用於撤銷機關檔案的分類。

 

(3)年度－－問題分類法，即首先將全宗內檔案按年度區分，然後在每個年度下再按問題畫分。

 

這種方法適用於立檔單位內部組織構變更頻繁或由於機構之間業務分工不明確、文書處理制度不健全等原因而難以區分文件所屬機構，以及沒有內部組織機構或機構比較簡單的全宗內檔案的分類。

 

(4)問題－－年度分類法，即首先將全宗內檔案按問題區分，然後在每個問題下再按年度畫分。

 

這種方法多用於撤銷機關的檔案或歷史檔案的分類。

 

 

轉自:http://edic.nict.gov.tw/cgi-bin/tudic/gsweb.cgi?o=ddictionary